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Excel es una herramienta de software cuya finalidad es la
realización de planillas de cálculo. Esto quiere decir que, si bien se las
arregla perfectamente para tatar datos de tipo texto, el objetivo principal es
operar con datos numéricos con los cuales hacer cálculos aritméticos, estadísticos,
lógicos, etc. o representaciones gráfica.
El documento de Excel está formado por un conjunto de
columnas y filas a cuya intersección denominamos celda. La celda es la unidad
de almacenamiento de Excel. En una celda de Excel se pueden almacenar datos de
tipo Texto
(datos alfanuméricos), numéricos (números con los que se
pueden realizar cálculos o fórmulas que devuelvan un número) y datos de tipo lógico
(VERDADERO o FALSO o fórmulas que devuelvan un valor lógico).
Los datos almacenados en la celda pueden tener un formato
determinado (como en Word – tamaño, color, fuente, etc) y, en caso de que los
datos sean numéricos se agregan formatos que tienen que ver con la forma de
visualizar los números en una celda (cantidad de decimales, separador de miles,
símbolo monetario, etc).
Las celdas de Excel llevan como nombre el de la columna y la
fila que la intersecta (por ejemplo A1, C4, B25, etc.)
Cuando tenemos que referirnos a un conjunto de celdas, lo
llamamos “rango de celdas”, existen distintos rangos, los que están todos
juntos (rangos adyacentes) y los que no (rangos no adyacentes). Cuando queremos
referirnos a un rango adyacente lo nombramos como el nombre de la celda que
está más arriba y a la izquierda separada por dos puntos del de la que está más
bajo y a la derecha.
Por ejemplo
El rango
seleccionado es B2:C9. Obsérvese que la primera celda del rango queda en video
inverso respecto del resto, esto es porque esa es la celda activa. Esto no
quiere decir que no esté seleccionada.
Cuando queremos escribir una fórmula en una celda de Excel lo
primero que tenemos que hacer es ingresar el carácter “=”. Para indicarle a Excel
que lo que viene a continuación es una fórmula. En la fórmula pueden intervenir
valores constantes (números) o variables (datos que son tomados de otra celda.
Por ejemplo, una fórmula puede ser:
=8+5 (en este caso son dos constantes, esta celda siempre va
a tomar el valor 13)
Otra:
=A1+5 (en este caso el valor de la celda dependerá del valor
que contenga la celda A1 al cual se le adicionará 5)
Otra: =A1+B1 (en este caso el resultado depende de los
valores de las celdas A1 y B1)
Las fórmulas que introduzca en una celda de Excel puede tener
el grado de complejidad que necesite, pueden ser desde muy simples hasta muy
complejas. Se pueden usar paréntesis para cambiar el orden natural de
resolución de las operaciones aritméticas y las operaciones básicas se realizan
con los siguientes símbolos:
+: suma
-: resta
*: Producto
/: división
Por ejemplo una fórmula puede ser:
=(A1*(B3+4)/35*A4-B8+C4/3)*C35
Nótese que se pueden usar más de un nivel de agrupamiento
–paréntesis- pero siempre usamos paréntesis; ni llaves ni corchetes como en
matemática.
Cuando hacemos referencia al contenido de una celda para
hacer cuentas en otra, a esa acción la llamamos “direccionamiento”.
Existen dos tipos de direccionamiento: Direccionamiento
Relativo y Direccionamiento Absoluto.
La diferencia entre las referencias relativas y absoluta es
que, en el caso de las relativas, cuando yo copio y pego una fórmula me
encontraré con que en la celda de destino la fórmula se acomoda a la nueva
ubicación. Por ejemplo escribo la siguiente fórmula:
Esta fórmula está escrita en términos relativos. Si yo copio la fórmula a la
celda de abajo (C2) me voy a encontrar con que ahora la fórmula dirá =A2+B2, es
decir, se relativisó en función de su nueva posición.
En el caso de las direcciones absolutas (éstas se escriben agregándole el signo $ delante del
nombre de la columna y/o de la fila), al copiarla y pegarla, la referencia no
cambia.
Ejemplo:
En este caso la referencia a “$E$1” NO VA A CAMBIAR
aunque yo la copie y la pegue en otra celda
En Excel existen palabras reservadas llamadas “funciones”,
éstas son palabras que encierran la resolución de algunas operaciones
numéricas, de texto o lógicas.
Todas las funciones tienen un formato de sintaxis que debe
respetarse, este formato comienza con el NOMBRE de la función, UN PARÉNTESIS
que abre, el o los parámetros que lleve la función y UN PARÉNTESIS que cierra.
Por ejemplo:
SUMA(A1:B4)
Nombre de la función: SUMA
Parámetro: El rango A1:B4
Como mencionamos anteriormente existen diferentes tipos de
funciones, nosotros veremos las más comunes y las que consideramos tienen más
posibilidades de uso en su carrera.
SUMA(rango1; rango2;…;
rangon)
Esta función devuelve la suma algebraica de todos los números
que se encuentran en las celdas del o los rangos que se indican como parámetro.
Si en alguna celda se encuentra un dato NO NUMÉRICO, el mismo es ignorado por
la suma.
Ejemplo:
|
A
|
B
|
C
|
D
|
1
|
10
|
80
|
PP
|
10
|
2
|
20
|
90
|
300
|
|
3
|
30
|
100
|
50
|
PERRO
|
4
|
40
|
110
|
10
|
|
5
|
50
|
120
|
|
|
6
|
60
|
130
|
|
|
7
|
70
|
140
|
|
|
=SUMA(A1:B7)
Esta función suma todos los números del rango marcado
(10+20+30+40+50+60+70+80+90+100+110+120+130+140)
Y devuelve el número: 1050
PROMEDIO(rango1; rango2;…;
rangon)
Esta función devuelve el promedio de todos los números que se
encuentran en las celdas del o los rangos que se indican como parámetro. Si en
alguna celda se encuentra un dato NO NUMÉRICO, el mismo es ignorado por
el promedio.
MAX(rango1; rango2;…;
rangon)
Esta función devuelve el número más grande de todos los
números que se encuentran en las celdas del o los rangos que se indican como
parámetro. Si en alguna celda se encuentra un dato NO NUMÉRICO, el mismo es ignorado
en busca del máximo.
MIN(rango1; rango2;…;
rangon)
Esta función devuelve el número más chico de todos los
números que se encuentran en las celdas del o los rangos que se indican como
parámetro. Si en alguna celda se encuentra un dato NO NUMÉRICO, el mismo es ignorado
en busca del mínimo.
MODA(rango1; rango2;…;
rangon)
Esta función devuelve el número que se repite más veces entre
todos los números que se encuentran en las celdas del o los rangos que se
indican como parámetro. Si en alguna celda se encuentra un dato NO NUMÉRICO, el
mismo es ignorado.
-Esta función está activa hasta la versión 2007 de Excel-
CONTAR(rango1; rango2;…;
rangon)
Esta función cuenta la cantidad de celdas con contenido
numérico dentro del rango que se indica como parámetro, SOLO CUENTA LAS CELDAS
CUYO CONTENIDO ES NUMÉRICO.
CONTARA(rango1; rango2;…;
rangon)
Esta función cuenta la cantidad de celdas NO VACÍAS dentro
del rango que se indica como parámetro, CUENTA TODAS LAS CELDAS MENOS LAS QUE
ESTÁN VACÍAS
CONTAR.BLANCO(rango1;
rango2;…; rangon)
Esta función cuenta la cantidad de celdas VACÍAS dentro del
rango que se indica como parámetro, CUENTA SOLO LAS CELDAS VACÍAS
Estas funciones, si bien están preparadas para usar más de un
parámetro (rango1; rango2;…; rangon), por lo
general se utilizan con uno solo, por ejemplo: MIN(A1:C7)
Cuando la función es lo primero que escribo en la celda debe
llevar adelante el signo “=”, por ejemplo: =MODA(A1:D5)
